Die Sachbearbeitungszeit bei Bauanträgen war über viele Jahre die Achillesferse der Kommune Apenrade. Im Laufe der Zeit hatte sich ein kleiner Berg angehäuft, der durch fehlende Hände in der Verwaltung und geänderte Richtlinien erklärt wurde.

Im Jahr 2022 hatte der Stadtrat deshalb eine neue Wirtschaftsstrategie gutgeheißen, bei der die Baugenehmigungen ein Fokusgebiet waren.

Markante Reduzierung

Die Früchte dieser Arbeit zeigen sich immer deutlicher. Die Sachbearbeitungszeit bei den Bauanträgen konnte im Jahr 2023 im Vergleich zum Vorjahr markant reduziert werden. Konkret ist die durchschnittliche Bearbeitungszeit von 48 Tagen im Jahr 2022 auf 27 Tage im Jahr 2023 gefallen. Gleichzeitig ist die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger im gleichen Zeitraum von 66 auf 75 (auf einer Skala von 0 bis 100) gestiegen, schreibt die Kommune Apenrade in einer Pressemitteilung auf Grundlage einer aktuellen Zufriedenheitsumfrage.

„In unserer Wirtschaftsstrategie ist die kompetente und effektive Sachbearbeitung von Bauanträgen als erklärtes Ziel formuliert. Ich bin deshalb auch sehr froh, dass die Sachbearbeitungszeiten und die Zufriedenheitsuntersuchung eine große Verbesserung im vergangenen Jahr aufweisen“, sagt Jan Riber Jakobsen (Kons.), Bürgermeister der Kommune Apenrade.

„Dialog entscheidend“

„Wir haben festgestellt, dass der Dialog mit den Antragstellenden und der Branche entscheidend für einen effektiven Prozess ist. Das kommt den Antragstellenden entgegen, und gleichzeitig werden die Richtlinien eingehalten“, fügt der Bürgermeister hinzu.

Es werden nicht nur die Richtlinien eingehalten. Die Kommune Apenrade erfüllt jetzt auch sämtliche Zielvorgaben. Die Werte liegen sogar teilweise deutlich unter den Normwerten.

Die Kommune hat aber nicht nur den Dialog und die Zusammenarbeit verbessert; sie hat auch im eigenen Haus die Arbeitsgänge unter die Lupe genommen – und daran waren die Mitarbeitenden selbst maßgeblich beteiligt, wie die zuständige Verwaltungsdirektorin Ditte Lundgaard Jakobsen betont. „Wir haben eine hohe Fachlichkeit, die stand und steht auch nicht zur Debatte. Wir haben aber die Arbeitsgänge optimiert, damit unsere Ressourcen bestmöglich ausgenutzt werden und gleichzeitig den Anforderungen der Branche entgegenkommen“, fügt sie erläuternd hinzu.

Qualität und Quantität verbessert

Und wie ist das geschehen? Konkret hat die Kommune die Antragstellenden und deren beratende Unternehmen bereits vorab informiert, welche Informationen ein vollständiger Antrag enthalten muss, damit sich der Prozess nicht schon mangels eingereichten Materials verzögert. Im weiteren Prozess haben Dialogtreffen stattgefunden. Es wurden zudem feste Telefonzeiten mit voller Besetzung eingeführt. Obwohl die Anzahl der Anträge im Jahr 2023 höher lag als im Vorjahr, konnte die Bearbeitungszeit reduziert, gleichzeitig aber die Qualität der Sachbearbeitung und die Zufriedenheit der Antragstellenden erhöht werden, so die Erkenntnis der Kommune aus den jüngsten Untersuchungen.