Im Keller des Apenrader Rathauses ruht auf rund 500 Regal-Metern das Bau-Archiv der Kommune Apenrade. In Ordnern, Mappen und Umschlägen befinden sich hier alle Informationen zu fast allen Gebäuden der Kommune – nützlich und immer nötig, wenn ein Bauprozess behandelt werden soll.

Das Archiv soll nun digitalisiert werden. Denn einerseits erfordert das Material mit Zeichnungen, Plänen und Übersichten recht viel Platz, andererseits werden die Mitarbeiter strapaziert, wenn sie die immerhin dicken Ordner für jede Baugenehmigung aus dem Keller die Treppen hoch in den ersten Stock zur Bauverwaltung schleppen müssen. Und wieder zurück.

Seit 2015 ist die Kommune zwar digital – aber im Bau-Archiv befinden sich Papiere, die weit älter sind.

Historischen Wert

„Vieles ist ja ab 2015 bereits digital ’geboren’. Aber das Archiv enthält Material, das viele Jahre zurück geht. In einigen Fällen bis 1925 – und gar früher. Handgeschriebene Dokumente, Zeichnungen und Anweisungen – oftmals sogar noch in Doppel-Kopie – haben somit auch historischen Wert“, erklärt Jette Henningsen.

Sie ist Projektleiterin bei dieser Digitalisierungs-Aktion.

Am Donnerstag, 12. August, geht es gleich um 7 Uhr los. Die erste Ladung Archiv-Material wird mit Lastwagen nach Esbjerg verfrachtet, wo die Firma DanScanning die weitere Arbeit übernimmt.

Spart Platz und Mühe

„Jedes Stück Papier wird gescannt und farblich so weit abgestimmt, dass es später auch wieder ausgedruckt werden kann. Alle Daten werden laufend eingegeben und einheitlich so geordnet, dass man später mehrere Suchwerte eingeben kann“, so Jette Henningsen.

Die digitale Lagerung erspart natürlich Platz und den Mitarbeitern viel Mühe.

„Die ganz großen Nutznießer sind jedoch die Handwerksmeister, Architekten, Bauunternehmer und Kanalbauer. Die werden sich sicher freuen, denn sie können alle nötigen Informationen dann gleich auf der kommunalen Homepage digital abrufen und müssen nicht erst bei uns in der Verwaltung vorbei“, meint Jette Henningsen.

Etwas müssen sich Handwerker und Bürger gleichermaßen jedoch noch gedulden, denn erst ab Anfang nächsten Jahres wird die Digitalisierung abgeschlossen sein.

Ab ins Archiv

Bis dahin werden längere Behandlungszeiten bei Bau-Vorfragen vorkommen, gibt die Kommune jetzt schon bekannt.

Nach der Digitalisierung kehrt jedes Blatt wieder ins Archiv zurück. Nicht aber in den Keller unter dem Rathaus wie bisher, sondern diesmal in ein richtiges Archiv.

„Vorerst ist vereinbart, dass DanScanning das Material bis zu drei Jahre aufbewahrt. Danach entscheiden wir, was damit geschehen soll. Wie die Dinge jetzt stehen, werden wir die ältesten, historischen Sachen wohl selbst in der Kommune behalten, das Übrige dagegen wird wahrscheinlich ganz oder teilweise einem zentralen Archiv übergeben“, erklärt Barbara Frenzel, Leiterin der kommunalen Verwaltung Bau, Natur und Umwelt.